Hoe één dashboard het verschil maakte in dossieropvolging bij een verzekeringsmakelaar

Veel verzekeringskantoren groeien organisch. Nieuwe klanten, extra specialisaties, meer medewerkers. Maar wat vaak achterblijft, is het overzicht. En precies daar liep één van onze klanten tegenaan.

De uitdaging: geen centraal zicht op dossiers

De eigenaar van het kantoor merkte dat het steeds moeilijker werd om grip te houden op de lopende dossiers:

• Dossiers bestonden uit meerdere expertises, verspreid over verschillende medewerkers
• Er was geen duidelijk zicht op de status van een dossier
• Het was onduidelijk wat al gebeurd was en wat nog ontbrak
• Medewerkers werkten hard, maar misten een duidelijk kader om hun taken te volgen
• De kantoorhouder moest vaak zelf navragen hoe ver dossiers stonden

Het gevolg? Tijdverlies, onnodige onderbrekingen en een gevoel van controleverlies.

Onze aanpak: één systeem, twee perspectieven

Verschillende oplossingen werden uitgewerkt met elk hun voor- en nadelen, prijszetting en waarde. In samenspraak werd een centraal opvolgsysteem opgezet, afgestemd op de realiteit van het verzekeringskantoor.

De kern van de oplossing:

Dashboards voor medewerkers

Elke medewerker kreeg een duidelijk overzicht van:

• Zijn/haar openstaande dossiers
• Concrete taken per dossier
• Wat nog ontbreekt om een dossier verder te kunnen afwerken
• Prioriteiten, zodat duidelijk is wat eerst moet gebeuren

Dit zorgde meteen voor meer rust en focus.

Een overzichtsdashboard voor de kantoorhouder

De eigenaar kreeg in één oogopslag inzicht in:

• De voortgang van alle dossiers
• Waar dossiers vastlopen
• Welke stappen nog openstaan
• Hoe de workload verdeeld is over het team

Geen losse Excel-bestanden meer. Geen constante statusvragen. Wel: controle en vertrouwen.

Het resultaat: rust, overzicht en betere opvolging

Na de implementatie zagen we snel een verschil:

• Medewerkers wisten exact wat er van hen verwacht werd
• Dossiers werden sneller en consistenter opgevolgd
• Minder interne vragen en onderbrekingen
• De kantoorhouder had opnieuw overzicht en grip, zonder micromanagement

Het systeem groeide mee met het kantoor en werd een vaste waarde in de dagelijkse werking.

Werk je met meerdere medewerkers en specialisaties?
Heb je soms het gevoel dat dossiers “ergens” zitten, maar niet precies weet waar?
Dan is dit geen uitzonderlijk probleem — maar wel één dat perfect oplosbaar is. Neem even contact met ons op om samen jouw kantoor te bespreken info@probyteconsulting.be